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La administración de proyectos, una alianza estratégica para las empresas

En cualquier empresa, así como en sus relaciones con los clientes y con otras compañías, siempre surgen problemas, oportunidades y necesidades que requieren de una búsqueda de soluciones que generen cambios en la organización, dichos cambios no pueden darse al azar y es aquí donde se hace necesaria la implementación de proyectos que guíen este proceso en las direcciones correctas.

 

Por pequeño que sea un proyecto, siempre es necesario contar con habilidades, técnicas y herramientas de administración para poder hacer frente a cualquier situación que surja de este y garantizar que se cumplan todos sus objetivos. La administración de un proyecto consiste básicamente en planear, dirigir y controlar los recursos, ya sean personas, equipos y/o materiales para alcanzar los parámetros de calidad, costo y eficiencia planteados.

 

Le gestión de proyectos se ocupa entonces de concebir y orientar los procesos a lo largo de un proyecto, según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), “los procesos se guían por cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre” y todas estas etapas deben desarrollarse bajo estándares administrativos que aseguren su éxito.

 

Pero, ¿en qué consiste este método y cómo se implementa de forma eficiente? La gestión de proyectos y su administración son prácticas que las empresas colombianas han empezado a adoptar para asegurar el cumplimiento de metas y objetivos y sentar una base exitosa para futuros proyectos mediante una estandarización del lenguaje y del método de trabajo al establecer los pasos clave que se deben seguir y la documentación estándar requerida en cada fase del proceso. Esta metodología comprende una serie de pasos clave o habilidades que implican una nueva cultura de trabajo en la que la comunicación entre los miembros de la organización y el tiempo dedicado a la capacitación e implementación de este nuevo ritmo de trabajo son factores clave.

 

Dichos pasos los podemos resumir de la siguiente manera y cada compañía deberá ajustarlos de acuerdo a su misión, visión y a los objetivos específicos de cada proyecto:

 

  1. Definición del proyecto
  2. Planeación del Trabajo
  3. Administración de Contratos
  4. Administración de Proveedores
  5. Administración del Plan de trabajo
  6. Administración de situaciones
  7. Administración del Alcance
  8. Administración de Riesgos
  9. Administración de la comunicación
  10. Administración de la documentación
  11. Administración de la calidad
  12. Administración de las métricas

No podemos olvidar que el liderazgo, manejo del recurso humano, motivación del personal y la retroalimentación son también indispensables para desarrollar eficientemente cualquier proyecto. Recuerde que un proyecto que no se gestiona correctamente produce pérdidas que pueden ser irrecuperables, así que implementar un método administrativo que abarque todas las etapas, desde la concepción hasta su finalización y posterior evaluación, es una tarea indispensable que nos ahorrará dolores de cabeza, tiempo y dinero.

 

¡Aseneg es su aliado estratégico para la gestión y administración de proyectos, déjelo todo en nuestras manos!

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